Automatisoi käyttöoikeuksien tarkistaminen IGA-työkaluilla

Miksi käyttöoikeuksien tarkastukset kannattaa automatisoida?

Käyttöoikeuksien tarkastuksilla varmistat, että työntekijöillä, konsulteilla ja ulkoisilla kumppaneilla on vain ne oikeudet, joita he työssään tarvitsevat. Ei enempää, ei vähempää. Manuaalisista tarkastuksista tulee helposti puuduttavaa rutiinia, jolloin virheiden ja puutteiden riski kasvaa.

Automaatio tuo tarkastuksiin johdonmukaisuutta, jämptit aikataulut ja tarkkuutta.

Identity Governance and Administration (IGA) -alustalla voit esimerkiksi:

• Käynnistää tarkastukset automaattisesti, kun käyttäjä aloittaa, vaihtaa roolia tai lähtee organisaatiosta (Joiner–Mover–Leaver-automaatio, JML)

• Priorisoida korkeaa riskiä sisältävät käyttöoikeudet

• Poistaa käyttöoikeudet välittömästi, kun valtuudet perutaan

• Koota auditointivalmiin dokumentaation automaattisesti

Automatisoi käyttöoikeustarkistukset näin: Viisi vaihetta

1. Aloita datan siivouksella

Luotettava käyttäjädata on kaiken perusta. Varmista, että HR-järjestelmä tai muu datalähteenä toimiva järjestelmä todella  toimii “single source of truth” -lähteenä ja kertoo, ketkä kuuluvat organisaatioon, missä yksikössä ja roolissa he työskentelevät. Laadukas data mahdollistaa sujuvat automaatiot ja ehkäisee turhia ongelmia myöhemmin.

2. Priorisoi tarkastukset riskin perusteella

Kaikkia järjestelmiä tai käyttöoikeustasoja ei tarvitse tarkastaa yhtä usein. Riskiperusteinen lähestymistapa auttaa kohdentamaan työn oikein, esimerkiksi näin:

• Korkean riskin sovellukset: tarkasta neljännesvuosittain tai merkittävien muutosten yhteydessä

• Keskisuuren riskin sovellukset: tarkasta puolen vuoden välein

• Matalan riskin sovellukset: tarkasta kerran vuodessa

Käytät resurssit tehokkaasti, ja tarkastusprosessi pysyy sekä kattavana että hallittavana.

3. Automatisoi kaikki, mikä on järkevää automatisoida

Tehosta tarkastuksia tekevien asiantuntijoiden työtä käyttämällä ennakkohyväksyntälogiikkaa (pre-certification). 

Hyväksy esimerkiksi automaattisesti matalan riskin käyttöoikeudet, joihin ei ole tullut muutoksia. Poista kerralla inaktiiviset tai orvot tilit.

Näin tarkastajille jää aikaa tutkia paremmin niitä käyttöoikeuksia, jotka vaativat tarkempaa harkintaa.

4. Tee rooleista helposti ymmärrettäviä

Jos jokainen yksittäinen käyttöoikeus pitäisi käydä läpi erikseen, prosessi muuttuu raskaaksi. Selkeä, liiketoimintalähtöinen roolimalli (kuten role-based access control (RBAC) tai attribute-based access control (ABAC)) auttaa.

Ryhmittele käyttöoikeudet loogisiksi kokonaisuuksiksi, esimerkiksi kaikki ne järjestelmät ja oikeudet, joita “Myyntipäällikkö” tyypillisesti tarvitsee.

5. Varmista toimeenpano ja dokumentoi

Kun tarkastajat ovat hyväksyneet tai poistaneet käyttöoikeuksia, muutosten pitää toteutua automaattisesti joko järjestelmäintegraatioiden (provisioning-liittimien) kautta tai tiketteinä, joilla on selkeä palvelutasovaatimus (SLA).

Varmista, että jokainen hyväksyntä ja poisto kirjataan tarkasti, ja mukana on aikaleima, tieto päätöksen tekijästä sekä perustelut. 

Dokumentointi on osa vaatimustenmukaisuutta ja helpottaa tulevia auditointeja.

Yleisimmät ongelmat (ja miten ratkaiset ne)

Tunnistatko nämä käyttöoikeuksien tarkistamisen haasteet? 

Tiedon määrä uuvuttaa tarkastajat: Listalla on loputtomasti matalan riskin käyttäjätunnuksia, joiden läpikäyminen turhauttaa. 
→ Ratkaisu: Automatisoi ennakkohyväksyntää ja roolinhallintaa, jotta tarkastettavaksi jää vähemmän kohteita.

Vanhentuneet käyttöoikeusmallit: Roolit ja valtuudet eivät vastaa enää tosielämää. 
→ Ratkaisu:  Arvioi ja päivitä rooleja ja käyttöoikeuksia säännöllisesti, ja hyödynnä siinä ajantasaista käyttö- ja lokidataa.

Toteutus jää puolitiehen: Hylättyjä käyttöoikeuksia ei poisteta tarpeeksi nopeasti.
→ Ratkaisu: Automatisoi poistot, jotta hylätyt oikeudet poistuisivat tunneissa, ei viikoissa. 

Shadow IT: Osa SaaS-palveluista, joita ihmiset todellisuudessa käyttävät, jää virallisten prosessien ulkopuolelle.
→ Ratkaisu: Ulota IGA-prosessi kaikkiin keskeisiin SaaS-sovelluksiin ja paranna näkyvyyttä kokonaisuuteen.

Seuraa automatisoinnin edistymistä

Jotta näet, miten identiteetin- ja pääsynhallinnan tarkistusten prosessisi muuttuu, seuraa esimerkiksi näitä mittareita:

Tarkastusten valmistumisprosenttia

Aikaa, joka kuluu hylättyjen käyttöoikeuksien poistamiseen

Orpojen tilien määrää jokaisen tarkastussyklin jälkeen

Segregation of Duties (SoD) -ristiriitojen määrää (sekä havaitut että korjatut)

Mittarien avulla voit osoittaa vaatimustenmukaisuuden lisäksi myös sen, että automaatio tuo liiketoimintahyötyä.

Irrallisista tarkistuksista kohti kokonaisuuden hallintaa 

Käyttöoikeuksien tarkistamisen automatisointi säästää aikaa, mutta se lisää myös luottamusta siihen, että oikeilla käyttäjillä on juuri oikean laajuiset oikeudet.

Aloita tärkeimmistä järjestelmistä, nimeä vastuuhenkilöt ja kehitä prosessia askel askeleelta.

Kun data on kunnossa, toimintamallit selvillä ja riskit huomioidaan jatkuvasti, automatisoiduista käyttöoikeustarkastuksista tulee luonnollista rutiinia. Ei kerran vuodessa tehtävä ylimääräinen rasti, vaan jatkuvaa tietoturvan kontrollointia.

FAQ

Mikä on paras tapa automatisoida käyttöoikeustarkastukset IGAn avulla?

Aloita yhdistämällä puhdistettu identiteettidata, selkeät roolit sekä automatisoidut Joiner–Mover–Leaver-työnkulut. Lisää riskiperusteiset tarkastusjaksot sekä automaattinen toimeenpano ja auditointilokit, niin prosessista tulee sujuva ja luotettava.

Kuka hyväksyy  käyttöoikeudet?

Esihenkilöt varmistavat, että käyttöoikeudelle on selkeä liiketoimintatarve. Sovellusten omistajat huolehtivat siitä, että käyttäjillä on pääsy vain niihin järjestelmien osiin, joita he tarvitsevat. IT seuraa kokonaisuutta ja puuttuu erityisesti korkean riskin tapauksiin.

Miten usein käyttöoikeuksia pitää tarkistaa?

Korkean riskin käyttöoikeudet on hyvä tarkastaa neljännesvuosittain, keskisuuren riskin käyttöoikeudet puolen vuoden välein ja matalan riskin oikeudet kerran vuodessa. Lisäksi oikeudet kannattaa arvioida uudelleen aina, kun käyttäjän roolissa tai työsuhteessa tapahtuu muutoksia.